近年来，随着基本建设项目管理的法制化、规范化，重点建设项目档案专项验收作为一项法律制度，已纳入工程竣工验收的必备程序。 工程文件的管理已引起建设单位的广泛重视。
国家档案局制定了项目文件管理的相关规定和标准，为前期项目文件的编制和项目档案的规范统一提供了依据。 然而，由于实际项目建设过程中产生的文件非常复杂，不同项目文件之间存在一定差异，同一项目的文件类型和来源也多种多样，因此具体的归档内容和文件收集与管理项目文件比规定复杂。 也比较困难。
笔者结合多年来工程文档管理的实践，就项目前期文档的构成和管理分享一些看法。
1、项目前期文件的构成
建设单位在项目前期产生的文件、资料主要集中在立项、设计、征地、招投标等工作。 形成的文献具有阶段性、成套性、多样性的特点。 与国家相关项目档案的归档相比，实际产生的内容更加复杂多样。 有必要对前期项目文件的构成进行剖析，以了解各阶段文件的主要内容。
（一）项目申请阶段文件的撰写
项目申请阶段，构成文件的相关材料主要包括：
1、项目建议书及立项、项目申请相关文件。
2、可行性研究报告及批复、可行性论证意见。
3.项目评估和批准。 有地质灾害风险评估报告、地震安全评估报告、防洪影响评估报告等。如果有大型桥梁，还应有相应的安全评估报告以及陆域范围内不存在重要矿藏的证明。
4、环境影响报告书及审批。
5、水土保持规划、审批、修改稿。
6.请求指示并批准路线方向。
(2)设计阶段文件的构成
项目设计阶段，构成文件的相关材料主要来自两个方面，即项目初步设计及审批材料和项目施工图设计及相关审批。 具体内容包括：
1.初步设计及相关审批文件
（一）调查、勘探等基础资料。
(2)初步设计文件。
（三）初步设计批准文件。
2.施工图设计及相关审批文件
（一）工程勘察、勘探等基本情况。
（二）施工图设计文件。
（3）施工图设计审批（核对）。
（三）征地拆迁安置文件的构成
此外，建设单位在项目前期产生的资料还包括征地拆迁安置相关文件。
1.建设用地及审批信息
（一）征地申请报告。 土地使用预审或土地使用意见的审批，包括边界场地计算数据、边界场地结果表、地籍、房屋调查测量控制测量计算及结果表、道路中心桩计算数据、结果表、地形地籍测量测量技术报告、地形、地籍测量及界线图、土地测量及界线图、建设用地权属界线识别图、建设用地面积计算数据等。
（2）土地复测数据。 包括土地使用证、土地登记发证图、建设用地竣工计量综合报告、建设用地竣工地籍图、建设用地竣工计量权属数据认证证书、建设用地竣工计量权属数据认证图、建设用地竣工计量控制计算资料、建设用地竣工测控结果信息等。
（3）证书二本，书籍一本。 建设用地规划许可证、土地使用证、建设项目选址意见书。
（四）拆迁公告、迁坟公告、拆迁许可证。
（五）征地公告、征地补偿及安置方案。
（六）土地利用范围图、地形图（包括面积调查图、拆迁红线图、征地划界图、房屋调查划界图、林地调查划界图等）。
（七）建设用地报批。
（八）森林采伐许可证及申请文件。
（九）采矿许可证及相关文件、考古发掘协议及相关文件等。
2.征地拆迁合同、协议
（一）工厂、学校、机关、临时建筑等房屋拆迁安置协议、公证书、评估报告。
（二）青苗、树木、坟墓等地面附着物搬迁政策处理协议及补偿表。
（三）“电线改造”是指对电线、电缆、水管等进行搬迁、改造的协议。
（四）凭证、合同及其他相关费税（征地管理费、土地调查费、征用耕地合同税、征用林地保护费等）
（5）其他协议：土地贷款协议、复垦协议、永久和临时供电、供水协议等。
3.其他拆除相关信息
（一）第三次改造工程立项、预决算、施工图纸、验收纪要、用地协议等资料。
（2）安置房信息（立项、基础、主体、水电、装修、竣工图纸、竣工台账、竣工验收文件等）。
（三）政策办理项目联系表。
（四）交易文件（资金、农田排灌清理、房屋拆迁补偿、土地利用指标、民事诉讼等相关文件）。
（四）招标文件的撰写
工程项目招标是项目前期准备工作的重要组成部分。 相关文件内容包括：
1、招标公告（报纸、网上公告）。
2、资格预审及批准文件。
3、招标文件及批准文件（招标文件及附录、招标图纸、工程量清单）。
4、评标及评标结果（评分表（商务、技术）、评标报告、中标报告、中标单位批准函、中标通知书、开标会议通知、签到表等.)。
5、招标文件、合同、公证书、承诺书。
2. 早期项目文件的管理
由于各种不确定因素的存在，项目前期工作往往周期长、机构不稳定、人员变动频繁，使得项目前期文件的收集和管理十分困难。 笔者认为，做好前期项目文件的管理工作，必须充分认识前期项目文件的重要性，紧紧抓住档案的形成和积累以及项目审批，并与阶段性工作同步，确保制度和程序保障。 ，元素保证。
（一）项目前期文件的重要性
项目前期文件是项目开始前所有工作的真实记录。 它们是历史记忆，全面反映了项目启动前项目准备的每一个过程和环节。 它们是项目文件的重要组成部分。 其次，项目前期文件是保证开工后各项工程建设程序落实的重要证据，是项目顺利推进的重要信息来源。
在项目建设过程中，建设单位往往注重施工监理文件而忽视早期管理文件，忽视早期文件的积累和管理。 导致项目竣工验收时早期资料不齐全，难以全面反映项目建设情况。
因此，项目前期文件的管理是项目建设全面开展的前提，项目前期文件的管理是项目档案工作的重要基础。
（二）档案形成、积累与立项同步、阶段性工作
抓住两个同步，即档案形成、积累和项目审批，阶段性工作必须同步。
首先，档案的形成和积累应与项目审批同步。 项目可行性研究提出后，项目文件将开始生成。 必须同步积累，确保文件从一开始就得到妥善保存。 其次，文件的形成和积累与阶段性工作同步。 项目前期工作是分阶段进行的，不同阶段形成文件的部门和负责人也不同。 当一个阶段结束时，人员结构往往会发生变化。 因此，阶段性工作结束后，应同时收集档案和文件。 工作检查、评估、移交时，阶段性工作同步检查、评估、移交，形成积累文件。 实施同步管理可以保持文档的阶段性成套特征，为今后的项目文档管理打下良好的基础。
（三）制度保障、程序保障、要素保障
做到三个保证，需要保证制度保证、程序保证、要素保证。
制度保障是前提。 文件管理作为基础管理工作，涉及方方面面，需要制度来规范行为。
一是建立文件处理制度，规定文件处理程序、文件质量、归档要求。
二是建立定期备案制度，规定备案内容、备案方式、备案时间、备案责任等。
三是建立合同管理制度，即在签订设计委托合同、征地拆迁合同、施工监理招标合同时，应写入双方文件形成和管理的责任和要求。合同，便于监督管理。
程序保证是手段。 程序保证是指在项目建设初期，必须把文件的形成和积累作为项目建设各阶段、各环节、各事项的重要程序和环节。
例如，设计方案和报告的形成和交接是设计工作中的重要环节； 签订征地拆迁图纸、审批表、拆迁合同是完成征地拆迁事项的必要程序； 设备开箱时，档案人员参与开箱材料的验收，作为设备投入使用的前提条件； 档案人员参加投标会议并完成会议文件的接收，作为会议结束的标志。 这样，将文件积累和归档纳入到项目前期各阶段的流程或节点，将有助于文件的及时、完整归档。
元素保证是关键。 文献档案管理既要执行国家档案法律法规，又要符合各种行业标准和规范； 既有业务操作要求，也有安全储存和利用的技术要求。 因此，人才因素、环境因素、资金因素非常重要。
首先要关注人才要素。 项目建设周期长，文件内容专业性强。 要求的档案人员不仅熟悉工程专业的基础知识和档案专业的基本技能，而且能够游刃有余地从事档案工作，保持档案专业人员的专业性和稳定性。
其次，要关注环境因素。 档案管理需要一定的软环境和硬环境。 软环境是在项目前期工作的各个阶段营造人人关心、支持档案工作的氛围，并持续提供资金和智力支持； 硬环境是为档案保管和保护提供必要的、现代化的设施。 维护档案资源完整性和安全性的设施。
第三个因素是资金。 档案管理作为工程建设的一项必备工作，专业性和技术性很强。 除了建设单位配备档案人员外，还需要利用中介服务等外部技术力量提供咨询服务，编制标准化的业务计划，进行有效的前期文件管理，需要一定的经费。 技术服务费和档案设施配置所需费用可纳入工程建设费。 国家档案局明确规定了基本建设项目档案管理办法。
文献是档案的前身，是档案的来源。 了解前期项目文件的构成，实施先进管理，有助于您今后在项目文件的收集、整理、归档、移交等工作中事半功倍。
