各种形式的日常记录是实验室管理体系文件的组成部分，与记录属于同一级别。 它们是已完成的检验工作各方面的真实记录，也是检验活动的见证文件。 但由于备案表格种类繁多、数量庞大，目前检验检测机构编制的表格仍存在不科学、不合规的问题。 因此，本期整理了实验室常用记录表编制的重点内容。 希望对大家有帮助！
一
准备记录表格的要求
为了使实验室能够真实、完整、准确地记录日常的各项检测活动，有必要编制一套简洁、实用、符合实际工作要求的记录表格。 首先要了解的是记录表格标准化编制的要求：
1. 记录形式的充分性
记录表应尽可能全面地反映检验工作的全过程以及管理体系的运行状况和效果，为质量管理和质量保证工作提供必要的信息。 但这并不意味着记录越多越好。 原则是“有记录、有追溯、有据可查”，体现了客观、规范、准确、及时的原则。
在准备记录表时，应对记录的充分性进行整体评估。 记录除检测标准中规定的必要信息外，还应包括：取样或取样、制样、仪器设备、环境条件、检测地点、检测时间、检测时间等。依据、检测人员、验证人员、等，确保质量信息记录全面、有效。
2、记录形式的实用性
事实上无法获得的数据，或者在现有条件下获得的数据不真实，以及不能为质量管理和质量保证提供依据的信息，不应在记录表中反映。 因此，记录除了按照统一要求进行设计外，还应广泛吸收其他实验室的经验，紧密结合本单位的实际情况进行设计。
3、记录表格标准化
标准化的记录格式应统一，便于填写、统计和分析，也为利用计算机进行信息管理奠定基础。 有国家或行业标准记录表格模板的，应当优先采用规定的统一格式。 同时，要保证记录填写规范、正确、清晰，满足追溯要求。
4、记录形式的便利性
在检验检测实际工作中，经常出现工作完成后怕麻烦不填表的现象。 因此，记录表格的设计应力求全面、易用。
在确定每条记录的内容时，应考虑记录的方便性，并保证记录的检索的容易性。 在保证信息全面的同时，需要手动填写的内容应尽可能少、尽可能简单。
并非所有记录表格都需要在每个位置使用，并且实验室内应该有明确的说明。 必要时，应提供一些更复杂的记录表格的填写说明。
二
记录表格分类及目录
一、记录形式分类
记录一般分为两类：管理记录和技术记录。 围绕这两类工作也编制并记录了相关的记录表格。
管理记录：是指实验室管理活动中产生的记录，如合同评审、内部评审、管理评审、文件下发、会议签到等。
技术记录：是指检测所获得的数据和信息的积累，也是表明检测是否达到规定的质量或工艺参数的信息。 具体信息一般应包括：项目名称、时间、地点、代码或编号、相关人员（包括检查人员、验证人员）、仪器设备、环境设施、采用的方法、实施过程、样品说明等。
2.常用记录表格目录
（一）《资格认定及审查标准》等法律法规的公示和执行情况记录；
（二）监理人员检查工作监督记录表；
（三）管理体系文件公示及实施记录表；
（四）政策和目标落实情况统计记录表；
（五）文件审批、发布、分发、管理、变更、归档等记录表格；
（六）采购文件审批、供应商评价及供货符合性检查记录表；
（7）实验室收集客户反馈信息记录表；
（八）实验室针对客户申诉、投诉所采取的调查和纠正措施的记录表；
（九）纠正措施（原因分析、实施、监测、验证）相关记录表；
（10）措施（启动、控制）相关记录表；
（11）内部审核（计划、通知、检查表、第一次会议、不合格报告、最终会议、内部审核报告、跟踪核查）记录表；
（十二）管理评审（会议纪要、管理评审报告、改进措施、跟踪验证）记录表；
（十三）员工岗前培训及资格确认记录表；
（十四）员工教育、培训和技能考核记录表；
（十五）实验室环境条件监测记录表；
（十六）仪器设备使用记录表；
（十七）实验室选择使用新检测方法的记录；
（十八）采用非标准方式确认、记录客户同意；
(19) 数据控制记录；
（二十）合同审查记录；
（二十一）仪器设备的检定、校准、检定记录；
（二十二）仪器设备（含标准物质）的日常使用、维护、管理、检定、校准情况及期间检定记录；
(23)内部校准设备值的溯源记录；
（24）样品处置记录（识别系统、样品接收和管理）；
（25）检测样品处置（识别系统、样品接收、管理）记录；
（26）实验室内部质量控制和方法审查记录；
（二十七）各种原始检测记录、报告复印件；
（二十八）其他记录。
三
准备过程中常见的问题
1. 省略必填字段
遗漏必要的条目是检验和检测机构编制的记录中的一个常见问题。 例如：许多检验检测机构编制的测量食物菌落总数的记录/表格，省略了对洁净环境（清洁度）检测的重要项目。
使用省略必要条目的记录表格，将导致无法填写相关信息和数据，难以“确保每次检验检测活动的技术记录充分”，也不利于“尽可能接近原始的检查和测试可以在某些条件下重复。”
2. 记录必须制成表格
为了简化检验记录的书写，有的检验检测机构制定全部记录。 然而，并不是每项活动记录都适合填写表格，也不是每项活动的每项内容都适合编制成表格。 例如，许多管理活动的记录不适合制表，因为它们需要大量的书写。
3、不当简化合并
一些检验检测机构在准备备案表格时，为了简化备案表格，故意忽略了一些不应该忽略的字段。
有些检验检测机构还将多个（通常是相关的）检测项目参数的检测记录合并到同一个检测记录表中。 这样做可能会造成类似的“遗漏”后果。
4. 允许不合规
部分检验检测机构有关部门（人员）临时使用新编制/修订的备案表，未办理相应审批手续。
由于缺乏审批程序，新编制/修改的备案表尚未向管理部门备案，不能保证其在管理体系中的档案号符合体系文件规定。 另外，还可能导致记录表的多个版本并行使用。
四
对其改进建议
检验检测机构应对相关从业人员特别是新入职的检验检测人员进行备案表相关内容的培训，强化员工对备案表重要性的认识，规范备案表的编制、使用、填写和修改的记录表格。 具体改进建议如下：
1. 完整准备记录表格
特别是在准备测试相关的记录表时，一定要与相关技术人员充分讨论，确保记录表包含相应的活动，特别是测试的各个方面和每个必要的条目，避免遗漏某些环节和必要的条目。 。
2. 适当的表格格式
表格适合填写数字、符号或短句。 对于需要记录较多字符或句子的，最好进行编录，避免过度制表。
3. 控制简化合并
在准备记录表时，不能为了简化记录表而忽略某些应填写的链接或项目。
对于间接检测的项目参数，由于被检测物（样品）需要经过专门处理，借助一定的仪器、设备和试剂材料，将观测值代入具体的公式计算，最终得到检测结果。 鉴于此类测试的复杂性和合并带来的不便，应针对每一个间接测试的项目参数分别准备单独的测试记录表，并严格控制不当的合并。
4、按规定激活表格
记录表编制和修订后，应按照机构质量管理体系既定的《文件控制程序》使用。 即必须完成备案表编制、修改的申请和审批程序后，新编制/修改的备案表才能使用。 同时使原始记录形式失效，防止多个版本的记录形式混合，导致记录形式失控。
